Rechnungserstellung GoBD-konform

Hallo Herr Klawitter,

ich finde Ihre Ideen richtig gut.

Den Punkt "Die der Rechnung zugrundeliegenden Leistungen (Bescheinigung, Labor, Zeitdokumentation ) werden ebenfalls gesperrt" würde ich aber weglassen, da das ja auch nicht passiert, wenn man z. B. ein Programm wie Lexware o. ä. benutzt. Die Arbeit und tiefen Eingriffe ins System könnte man sich meiner Meinung nach sparen.
Eine Sperrung erst mit dem Popup "soll die Rechnung übernommen werden" wäre gut, da man sich so probeweise die auszugebende Rechnung ansehen könnte und bei Nichtgefallen (z. B. der Formatierung oder bei fehlenden Positionen) immer noch die Finalisierung abbrechen könnte.
Es muss am Ende nur sichergestellt werden, dass eine Rechnung nicht mit der gleichen Rechnungsnummer verändert nochmal exportiert werden kann, was aktuell noch möglich ist.

Ich bin gespannt, wie viele andere Anwender die Rechnungserstellung in Arbene nutzen und was diese zu den Ideen sagen, denn ich möchte nicht der Auslöser für eine Änderung sein, die der Nutzergemeinschaft nicht gefällt. Im Zweifelsfall würde ich dann eher auf eine externe Lösung wie Lexware ausweichen. Evtl. gibt's da in Zukunft vielleicht die Möglichkeit einer Schnittstelle

Ich freue mich also auch auf viele Rückmeldungen zum Thema!

Hallo Herr Golz,

wo die Steuerberaterin recht hat, hat sie recht.

Folgendes Vorgehen wäre recht einfach möglich:

• Bei dem ersten Erzeugen einer PDF-Datei (egal wo gespeichert)  wird in dem Feld, das aktuell noch "verschickt"  und zukünftig "erzeugt" heißt, das entsprechende Datum eingetragen. Damit ist dann die Rechnung für Veränderungen jeglicher Art gesperrt.
• Der Dialog / Häkchen "Rechnung in Word bearbeiten" bzw "soll die Rechnung übernommen werden" könnte abgeändert werden in "gleich finalisieren"  bzw. "soll die Rechnung finalisiert werden" da diese Begriffe klarer sind.
• Die der Rechnung zugrundeliegenden Leistungen (Bescheinigung, Labor, Zeitdokumentation ) werden ebenfalls gesperrt.
• Die Rechnung / Stornorechnung läßt sich weiter ausdrucken, allerdings ohne die Optionen "finalisieren" 

soweit meine Ideeen - ich bin gespannt auf weitern Input.

viele Grüße
Wolfgang Klawitter

Liebes Forum,

Arbene bietet ja die Möglichkeit der Erstellung von Rechnungen. Das ist sehr komfortabel, denn die Positionen werden direkt aus den Probanden- und Firmenakten gezogen.

Meine Steuerberaterin machte mich nun aber auf etwas aufmerksam, was im Falle einer Prüfung der Buchführung zu Problemen führen könnte.
Mir ist bewusst, dass Arbene kein Buchführungsprogramm ist und sein kann. Die Buchführung habe ich in die Hände meiner Steuerberaterin gegeben. Dazu lade ich regelmäßig meine Belege in ihr Portal hoch. Aber auch schon die Erstellung von Rechnungen gehört zum Prozess der Buchführung dazu.
Bei uns in der Region prüfen die Finanzämter aktuell vermehrt auf die Einhaltung der GoB ( Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung – Wikipedia ) und wollen von Selbständigen, Freiberuflern usw, die der Buchführungspflicht unterliegen, eine "Verfahrensdokumentation zur Belegablage" sehen. Darin muss der gesamte Prozess und Lauf von Belegen im Betrieb beschrieben und die Unveränderlichkeit von Belegen sichergestellt werden.
Bei der Erstellung dieser Dokumentation sind wir zusammen auch auf die Erstellung von Rechnungen eingegangen und haben uns das in Arbene angesehen.
Hier wurde von ihr bemängelt, dass man Rechnungen noch ändern könnte, wenn diese bereits als .pdf exportiert wurden oder ausgedruckt wurden. Das würde im Falle einer genauen Prüfung möglicherweise zur Ablehnung der gesamten Buchhaltung durch das Finanzamt mit entsprechenden Konsequenzen führen, weil davon ausgegangen wird, dass man schon exportierte Dokumente einfach löscht und durch eine nachträglich veränderte Rechnung ersetzt.
Ich finde das sehr kleinlich und an den Haaren herbeigezogen, aber das ist leider die Denkweise der Behörden. 

Meine Frage an alle, die Rechnungen mit Arbene erstellen: Wie handhaben Sie/Ihr das?

Laut meiner Steuerberaterin könnte man das Ganze damit in Arbene wieder konform gestalten, dass eine nachträgliche Änderung einer Rechnung nach dem Ausdruck oder Export verhindert werden würde.
Z. B. mit einem zu setzenden Häkchen oder in einem Popup-Fenster "Wollen Sie die Rechnung finalisieren und ins System übernehmen?", was im Programm bewirkt, dass man die Rechnung dann nicht mehr bearbeiten kann, sondern nur noch stornieren könnte.
Hat da jemand eine Lösung? Wäre so etwas umsetzbar?

Viele Grüße und Danke für Inspiration und Ideen,
Tobias.